Efekt piły. Czy wiesz co to jest? Wykonując swoją pracę zawodową, czy też załatwiając prywatne sprawy z całą pewnością starasz się być możliwie skuteczny. Planujesz, realizujesz, kontrolujesz, następnie następuje sprzężenie zwrotne. Wszystko jasne i oczywiste. Ale po drodze na proces realizacji działań czyha wiele pułapek. Jest kwestią oczywistą, że pewne zadania wymagają skupienia i wynikającej z tego szybkości i dokładności wykonania działania. Ich brak może łatwo skutkować spowolnieniem pracy, błędami. Będzie nieefektywny. Poniżej chciałem Wam przedstawić jedną z pojawiających się trudności, która może spowalniać waszą pracę, powodować błędy lub wręcz uniemożliwić jej zakończenie. Mowa o efekcie piły, czyli często pojawiającym się zjawisku zakłócającym pracę.
Praca pełna zakłóceń
Już wspomniano, aby osiągnąć prawidłowy efekt, musisz być skupiony na wykonywanej czynności – to oczywiste. Jeśli w tym czasie zadzwoni telefon, ktoś zada Ci absorbujące pytanie, nastąpi niespodziewana wizyta, czy po prostu wyjdziesz sobie zrobić kawę, to skuteczność twojej pracy będzie mniejsza. To jasne. Nie pracujesz cały czas. Pojawia się efekt piły. Różne źródła określają, że straty czasu w przypadku tego zakłócenia sięgają nawet 28%.
Jak działa efekt piły
Mechanizm działania jest prosty. Jeśli przerwiesz swoją pracę np robiąc sobie kawę, a następnie powrócisz do wykonywania swojego zadania, to minie chwila zanim ponownie będziesz w stanie wrócić na poprzednie obroty, poziom skupienia. Powrót do zadania, które wcześniej wykonywaliśmy wymaga ponownego wdrożenia się w działanie i ponownego skupiania się. Między zakłóceniem, a ponownym działaniem upływa bezcenny czas. efekt ten dotyczy nawet bardzo krótkiego odrywania się od głównego zadania. Jest oczywiste, że odrywanie się powoduje, że straty czasu będą się kumulowały. Co istotne, to należy zwrócić uwagę na fakt, że wracając ponownie do pracy, nawet po krótkiej przerwie potrzebujemy czasu, aby ponownie wrócić na wcześniejszy poziom zaangażowania i skupienia.
Jak to nie działa
Na początek jak nie działa rzeczywistość. Wyobraźmy sobie, że podczas pracy wypijamy 3 kawy. Wiem, że to dla niektórych dużo, ale jednak. Jak większość ludzi wyobraża sobie, że wyglądaa ich efektywność? Wyobraża sobie, że jest jak na obrazku poniżej. Wydaje im się, że idą sobie na kawę, wracają do pracy i od razu biorą się do pozostawionej pracy – w tym samym miejscu. Strzałki pokazują momenty wyjścia na kawę. Efektywność pracy spada. Po kilku chwilach wracają do pracy. Efektywność wraca do poziomu jaki dana osoba miała pozostawiając swoją pracę. Niestety tak to nie działa. Wracając z kuchni nie osiągamy identycznego, jaki pozostawiliśmy, poziomu efektywności wykonywania swojej pracy. Przyjrzyj się dokładnie poniższemu obrazkowi. Jest błędny
Obraz 1. Wyobrażenie własnej efektywności
Jak zatem to działa?
Osoba wychodząc do kuchni, aby zrobić sobie kawę, po powrocie potrzebuje chwili czasu, aby ponownie wrócić na poziom efektywności jaki miała przed wyjściem. Krzywa efektywności rośnie, ale nie od razu osiąga maksymalny poziom. Jest pochylona pod pewnym kontem. Wykres przypomina piłę, stąd nazwa efekt piły. W zależności od tego jak duże masz doświadczenie i jak szybko “odzyskujesz” efektywność zależy ile czasu bezpowrotnie stracisz.
Co powoduje zakłócenie
Skoro już wiemy jak działa efekt piły to czas przyjrzeć się czynnikom, które go wywołują. Wśród czynników powodujących zakłócenia naszej pracy można wyróżnić następujące elementy:
- telefony, w szczególności nieplanowane. Zauważalne jest, że praktycznie 1 telefon co 15 minut powoduje, że nie jesteś w stanie skutecznie skupić się na zadaniu,
- nieprzewidywane wizyty,
- nieprzewidziane awarie, chociaż tak właściwie nie masz na nie wpływu,
- niezapowiedziane spotkania,
- media internetowe skutecznie rozpraszające naszą uwagę,
- włączony telewizor. Często wydaje nam się, że nie wpływa to na poziom naszego skupienia, co jednak nie jest prawdą w szczególności jeśli wyświetlany jest interesujący nas program,
- wyjścia na kawę,
- inne.
Jak wspomniano po każdym zakłóceniu konieczny jest ponowne rozpęd i wdrożenie się w zadanie, co jest marnotrawstwem czasu. Zapewne zauważyliście, że pewne “rozpraszacze” mogą działać w sposób ciągły. Mam na myśli telewizję czy media społecznościowe.
Jak zniwelować efekt piły
Docieramy wreszcie do momentu, gdzie stawiamy sobie pytanie: jak zniwelować efekt piły, czyli zapewne regularne i znaczące tracenie czasu. Poniżej główne zasady, które należy stosować, aby oszczędzić swój czas:
- Przede wszystkim planuj. Nawet jeśli masz zaplanowane oglądanie mediów społecznościowych, to na pewno zaoszczędzisz czas, zamiast robić to w sposób chaotyczny. Planując nawet 5 minutową przerwę w ciągu godziny zapanujesz nad, podkreślam nieplanowym przerywaniem swojej pracy.
- Wyłącz telefon jeśli jest to możliwe lub przynajmniej zredukuj odbierane telefony. Zastanów się czy musisz odebrać wszystkie telefony w danym momencie. Może lepiej w konkretnym momencie zadzwonić do wszystkich, których rozmów nie odebrałeś. Z doświadczenia wiem, że potrwa to na pewno krócej i bez strat w czasie.
- Jeśli jest to możliwe odłącz się od internetu.
- Wyłącz telewizor, chociaż wydaje Ci się, że tak właściwie to go nie słuchasz.
- Bądź asertywny, jeśli chodzi o spotkania.
- Wyeliminuj wszystkie potencjalne “zakłucacze”.
Na zakończenie
Znasz już kolejne zjawisko efekt piły, które pokazuje jak tracimy czas podczas pozornie drobnych przerw w pracy. Zastanów się, ile tracisz podczas swojej pracy. Osobiście byłem zszokowany ile tracę czasu wykonując sobie pozornie nieszkodliwe przerwy. Tak często ludzie mówią o tym zjawisku nie wiedząc do końca jak ono działa. Według mnie sama świadomość pozwoli Ci ograniczyć straty czasu. Mogę tylko subiektywnie oceniać, ale w moim przypadku uświadomienie sobie istnienia efektu piły umożliwiło mi oszczędzenie około 30% traconego wcześniej czasu.
Mam nadzieję, że ten wpis doda cegiełkę do Twojej wiedzy na temat efektywności pracy i wykorzystania czasu. Jeśli Ci się podobał, proszę o komentarz i polubienie fanpagów bloga na FB oraz kanału na YT.