Ten temat wydaje się na pozór bardzo błahy. Jak zarządzać swoimi dokumentami? Przecież każdy kto otrzymuje, tworzy, wysyła różne dokumenty, rachunki, pisma z banku, wie jak to robić. Posiada się kilka segregatorów. Jeden z napisem: “płatności za prąd” drugi “opłaty” i tu adres np mieszkania, trzeci to “wyciągi bankowe”, czwarty … i tak dalej. Każdy to zna. To proste i oczywiste. Mi również przez długi okres czasu wydawało się, że w ten sposób dobrze zarządzam dokumentami, które dotyczyły moich finansów osobistych, rachunków, umów z bankiem, kredytów, warunków dostawy gazu, faktur, spraw emerytalnych itp. itd. Temat jest bardziej skomplikowany, dowiedz się jak robić to lepiej.
Intuicyjne zarządzanie dokumentami
Opracowywanie dokumentów wyglądało w moim przypadku następująco. Po ich otrzymaniu wkładałem je do odpowiednich segregatorów, z odpowiednimi nazwami (trzeba było mieć dużo segregatorów). Co jakiś czas przeglądałem je, ewentualnie usuwałem te, które uważałem za nieaktualne czy zbędne. Niestety, mimo tych regularnych przeglądów pojawiały się problemy. Nie myślę tylko o zużywaniu czasu na taką operację. Po pewnym czasie dochodziłem do wniosku, że aby je sprawniej odnaleźć w przyszłości, powinienem je przełożyć do innego segregatora. Pojawiały się pytania, czy dokumenty kredytowe dotyczące mieszkania powinny znaleźć się w segregatorze “finanse” czy “mieszkanie”, a może “bank”? Przyznaję, że osobiście, w różnych okresach czasu miałem różne wątpliwości, gdzie te dokumenty się znajdują. Cyklicznie zmieniałem miejsce ich przechowywania. Te operacje zabierały wcale nie mało czasu. Mimo to po pewnym czasie ponownie miałem poczucie braku kontroli nad dokumentami, nie do końca wiedziałem gdzie się znajdują. Wywoływało to stres.
Jak sprawnie archiwizować dokumenty
Pół biedy jeśli dokumentów nie masz za dużo. Jeśli jednak prowadzisz szereg aktywności, to masz jak w banku, że po pewnym czasie przestaniesz mniej lub bardziej panować nad swoim archiwum. Miałem tak samo. Jak zarządzać swoimi dokumentami? Rozwiązaniem, które rozwiązało ten problem raz, a skutecznie, okazała się prosta baza danych utrzymywania w formie pliku excel (.xls)
Baza danych posiadanych dokumentów
Jak wygląda taka baza danych. Jest tona bardzo prosta. Jej konstrukcja wygląda następująco, chociaż tak właściwie przedstawiam Ci tylko pewną ideę jak ona powinna wyglądać. Powinna zawierać następujące kolumny, chociaż to od Ciebie zależy jak ją tak naprawdę zbudujesz:
- 1. Numer segregatora
- 2. Opis
- 3. Czego dotyczy
- 4. Data wpisu
Do tak stworzonej bazy danych wpiszesz wszystkie posiadane przez Ciebie dokumenty. Zaczynasz od nazwania segregatorów. Jest to bez znaczenia jak je nazwiesz. Tak właściwie, to możesz nadawać im tylko numery (ja tak robię). Osobiście nadaję numery z oznaczeniem A, B, C. A oznacza segregatory z najważniejszymi dokumentami, B już mniej, a C mało ważne. Tak właściwie segregator z oznaczeniem A jest zazwyczaj tylko jeden. Powstają numery segregatorów: 1A, 1B, 2B, 1C itd.
W kolejnym kroku wpisujesz konkretne dokumenty. Czyli najpierw numer segregatora np.: 1B. Opisujesz co znajduje się na dokumencie: np rachunek za czynsz, dotyczy: Adres mieszkania ul.Kwiatowa Warszawa i na końcu data wpisu. Jest jeden ważny warunek. Dokumenty wkładasz do segregatora jeden za drugim. To bardzo ważne, aby później łatwo je odnaleźć. Obraz bazy danych może wyglądać następująco.
Po co taki wysiłek?
Te operacje związane z tworzeniem i utrzymywaniem takiej bazy danych wydają się niepotrzebnym wysiłkiem. Jakie korzyści jednak wynikają z prowadzenia takiego pliku (małej bazy danych):
1 . Możliwość łatwego odnalezienia dokumentów, używając kombinacji klawiszy CTR+F. Jeśli wpiszesz nazwę ulicy, mieszkania (lub jej część) Excel pokaże Ci wszystkie dokumenty dotyczące tego właśnie mieszkania. Jeśli wpiszesz słowo: “kredyt” dowiesz się gdzie znajdują się wszystkie obecne i poprzednie dokumenty dotyczące kredytów (wpisy, które zawierają słowo “kredyt”).
2. Uzyskujesz spokój ducha. Wchodząc do pliku masz przegląd wszystkich dokumentów, nie musząc sięgać do segregatorów.
3. Wiesz co posiadasz (kiedy włożyłeś do segregatora), a czego nie. Często dokumenty się powtarzają.
4. Posiadając daty wpisów będziesz mógł łatwo usunąć dokumenty przeterminowane lub zbędne (masz przecież daty).
Jak zarządzać swoimi dokumentami? Osobiście ten banalny mechanizm umożliwił mi jednorazowe zarchiwizowanie dokumentów i łatwy dostęp do nich. Zaoszczędziłem i ciągle oszczędzam w ten sposób sporo czasu, a czas to pieniądz – przeczytaj mój wpis o wartości czasu.
Będę bardzo zadowolony, jeśli ten wpis będzie dla Ciebie przydatny lub natchnął Cię do pozytywnego działania. Mam prośbę o polubienie fanpage’a mojej strony na FB i Twitter.
Proszę o Wasze opinie w powyższym temacie, ewentualnie Wasze doświadczenia.