Macierz Eisenhowera i masz priorytety pod kontrolą

Życie przyśpiesza. Kiedyś wydawało Ci się, że już sprawy nie mogą biec szybciej. Błędne myślenie. Może. Obecnie nasze życia są bardzo złożone, a wszystko dookoła charakteryzuje się bardzo dużą dynamiką. Obarczeni jesteśmy coraz większą ilością zadań, mamy coraz więcej do zrobienia w coraz krótszym czasie. Zadania się piętrzą. Problemy się kumulują. Do tego wszystkiego wydaje się nam, że czas jakby przyśpieszył. W pewnym momencie staje się oczywiste, że nie jesteśmy w stanie wykonać wszystkich zadań. Należy wybrać, które wykonać a które nie, które delegować. Należy mądrze zarządzać zadaniami i prawidłowo określać priorytety. Dowiedz się co to jest Macierz Eisenhowera.

Ale czy jest aż tak źle?

Ogólnie rzecz ujmując stwierdzenie, że nie masz czau nie jest do końca prawdą. Wmawiamy sobie, że nie mamy czasu na spędzanie popołudnia z rodziną, uprawianie sportu, czytanie książek, czy krótki spacer. To jednak tylko wymówki, a mówienie o braku czasu jest czymś więcej. Każdy z nas ma 24 godziny w ciągu doby, tyle samo co inni, ale inaczej nim dysponuje. Będę się powtarzał. Istnieje potrzeba dobrego zarządzania czasem, aby sprawnie realizować swoje zadania.

Dwight David Eisenhower

Kto to jest Dwight David Eisenhower? Myślę, że na to pytanie większość z Was może mniej lub bardziej precyzyjnie odpowiedzieć. Absolwent West Point, amerykański generał, Naczelny Dowódca Alianckich Sił Ekspedycyjnych podczas II wojny światowej. I w końcu zwycięzca wyborów prezydenckich w 1952r. Prezydentem jest przez dwie kadencje. Pytanie brzmi jak D.Eisenhower poradził sobie z pełną sukcesów 50 letnią karierą wojskową, ze zwycięstwem w II wojnie światowej i jak zdobył najważniejsze stanowisko w USA. Kluczem wydaje się właściwe zarządzanie czasem.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera określana jest czasami jako matryca priorytetów lub kwadrat Eisenhowera. Legenda głosi, że Eisenhower dowodząc wojskami podczas II wojny światowej zajmował się wszystkimi nawet stosunkowo drobnymi sprawami. Kiedyś jeden z jego oficerów zapytał go o to co dzisiaj ma być ugotowane na obiad. Wtedy to zorientował się, że zajmuje się zbyt dużą ilością drobnych, nieistotnych spraw. Zdecydował się je sklasyfikować i ocenić, które należy wykonać wcześniej, które później, a które delegować. Tak podobno powstała macierz nazwana jego imieniem, chociaż prawdopodobnie jest to tylko legenda.

Macierz ta jest to świetne narzędzie do zarządzania własnym czasem. Część z Was zapewne o nim słyszała, ale nie umie go prawidłowo stosować (niestety muszę to powiedzieć). Ważną zmienną jest właśnie czas. Jak wspomniano mamy 24h na dobę, ale to jak go spożytkujemy, to już inna strona medalu. Jest różnica pomiędzy tym co chcielibyśmy zrobić, a co robimy. Stąd sformułowanie “nie mam czasu” w 95% oznacza tylko pewną opinię na jego temat, a nie fakt. Idąc tym tropem, posiadając nawał spraw, musimy zdecydować, powtórzę jeszcze raz, jakie sprawy są do zrobienia najpierw, a jakie później, a jakie delegować.

I tutaj pojawia się narzędzie: macierz Eisenhowera

Jak to działa?

Macierz Eisenhowera agreguje sprawy według dwóch kryteriów: ważności oraz pilności spraw. Zatem sprawy można, czy też należy, podzielić na

• pilne,
• niepilne,

oraz JEDNOCZEŚNIE

• ważne,
• nieważne,

To jest “clue” macierzy Eisenhowera – dwa wymiary: pilność i ważność. W poniższej macierzy – tabeli należy umieścić swoje zadania w zależności właśnie od tych dwóch zmiennych. Tak to jest właśnie macierz Eisenhowera.

I teraz kwestia interpretacyjna. Czym są sprawy ważne, a czym pilne. Ogólnie sprawy ważne to sprawy dużej wagi, natomiast sprawy pilne to te, które muszą być zrealizowane szybko. Ot i wszystko.

Jak interpretować poszczególne ćwiartki

Przyporządkowując poszczególne zadania do poszczególnych ćwiartek tworzy się pewna mapa zadań. Co oznaczają poszczególne pola:

1. Ćwiartka pierwsza (I) to zadania pilne i ważne. Zadania, które są w niej opisane należy wykonać samemu i to jak najszybciej. Jest bardzo mało czasu na ich realizację. Właściwie to go nie ma. Przykładowo mogą to być awarie w domu, które należy natychmiast usunąć, wypadki uniemożliwiające prace np. fabryki.
2. Druga ćwiartka (II) oznacza zadania, które cechują się tym, że są niepilne ale ważne. Mają one duże znaczenie, ale nie są pilne do realizacji. Mogą to być wszelkiego niepilne spotkania z klientami, ale także z rodziną, ze znajomymi. Jak je interpretować o tym za chwilę.
3. Trzecia ćwiartka (III) oznacza zadania pilne ale nieważne. Co z nimi należy zrobić? Delegować. Przykładowo mogą to być mało ważne, ale pilne maile lub telefony z urzędu, na które należy natychmiast zareagować.
4. Wreszcie ćwiartka (IV). Obejmuje ona zadania niepilne i nieważne. Osobiście uważam, że zadania takie można ignorować (lub delegować), sprawić, aby przynajmniej nie przeszkadzały.

Na czym polega trudność

Tak właściwie sprawa wydaje się prosta. Mamy macierz, a w niej wpisane poszczególne zadania. Schemat pokazuje, że wykonuje się te najpilniejsze i najważniejsze, czyli najpierw z ćwiartki I później II. Jest tylko jedno “ale”. Twój mózg tak nie działa, przynajmniej do momentu jak go wytrenujemy. Podświadomie nasze mózgi chciałyby wykonywać tylko rzeczy pilne. Takie jest pierwszy jego odruch, ponieważ generuje największą reakcję emocjonalną. Oznacza to, że skupia się na ćwiartce I i III. Badania pokazują, że 23% czasu ludzie poświęcają na działania nieważne, ale wymagające natychmiastowej uwagi. Brakuje wówczas czasu na działania w II ćwiartce.

W rzeczywistości powinniśmy się skupiać na zadaniach w ćwiartce II starając się, aby zadania, które się w niej znajdują nie trafiły NIGDY do I ćwiartki. Mówiąc jeszcze prościej. Należy się skupić na sprawach ważnych, a niekoniecznie pilnych. To one mogą spowodować problemy gdy znajdą się już w ćwiartce I. W rzeczywistości jednak, ludzie statystycznie rzecz ujmując często omijają zadania z ćwiartki II na rzecz zadań z ćwiartki III.

Zadania najważniejsze i mniej ważne

Duża część zadań, które pojawiają się w I ćwiartce to zadania, które trafiły do niej z II ćwiartki. Czyli oznacza to, że jeśli zostawimy zadania ważne, bez należytej kontroli, wówczas będzie ono dryfować w kierunku I ćwiartki. Gdy zadanie takie stanie się maksymalnie pilne pojawia się stres i konieczność natychmiastowego działania. Wiem, że sami najlepiej czujecie jakie to może powodować skutki.

Wniosek jest prosty. Powinniśmy unikać zadań z ćwiartek III i IV, najlepiej je delegować. Zajmując się sprawami nieważnymi, ale pilnymi tracimy czas na planowanie tego co jest naprawdę ważne, ale niekoniecznie teraz pilne. Zatem podsumowując:

• zadania z ćwiartki I – jeśli takie są. musisz zająć się nimi w pierwszym rzędzie i to natychmiast,
• zadania z ćwiartki II – zajmuj się nimi na co dzień (oczywiście jeśli nie masz zadań w ćwiartce I),
• sprawy z ćwiartki III – deleguj – co ważne od razu,
• sprawy z ćwiartki IV – zignoruj lub deleguj.

Tylko już kończąc

Podsumowując całość rozważań, to każdy z nas ma tylko 24h w ciągu doby. Musimy je właściwie rozdysponować na różne czynności. Macierz Eisenhowera i zasady, na których się opiera, pomimo iż jest powszechnie znanym narzędziem nie jest powszechnie, podkreślam powszechnie i skutecznie używana. Istotnym problemem jest odróżnienie spraw pilnych od ważnych i powszechnie branie spraw pilnych za ważne i vice versa.

Mam nadzieję, że ten wpis Cię zainteresował i przekazał Ci odpowiednią dawkę wiedzy, ewentualnie ugruntował Twoje wiadomości.

Zapraszam Cię do odwiedzenia mojego fanpaga na  Facebooku i Twitter oraz kanału na YouTube.

Poniżej znajdują się inne wpisy, które mogą Cię zainteresować.