Nieprawdopodobne, że ktoś może pisać o takich sprawach. Przecież temat jest oczywisty zrozumiały i wszyscy, którzy nawet przez pewną chwilę posiadają komputer potrafią to robić. Zakładasz folder, nadajesz mu nazwę, zakładasz lub kopiujesz do niego pliki. Kolejny, nowy plik, tak samo i tak dalej. Wszystko proste jak “abc”. Tak jednak do końca nie jest. Zarządzanie plikami i folderami jest złożonym i istotnym zagadnieniem. Poznaj moją metodę.
Musze się przyznać, że kiedyś położyłem bardzo ważny projekt właśnie przez niewłaściwe zarządzanie plikami (!). Może kiedyś to opiszę. Nie podołałem ich zarządzaniu w czasie. Kolejne wersje, powrót do starych wersji, określenie który plik jest najnowszy itd. Chodzi przede wszystkim o zarządzanie tymi samymi plikami i folderami w długim okresie czasu, np. przez lata. Dodatkowo aspekt, który zaczął stanowić także problem to temat właściwego odnajdywania danych w plikach.
W tym wpisie nie będzie o typowych funkcjach systemów dotyczących plików i folderów, tylko o kwestiach organizacyjnych. Zachęcam Cię też do przeczytania mojego innego podobnego wpisu ale dotyczącego fizycznych dokumentów.
W jakich sytuacjach zarządzanie plikami i folderami w jest potrzebne
Z własnego doświadczenia wypracowałem kilka mechanizmów ułatwiających radzenie sobie z problemami związanymi z plikami i folderami. Szczególnie w pracy zawodowej, wsparło moją efektywność oraz pozwoliło pozbyć się stresu związanego z poczuciem braku kontroli nad danymi, zgubienia danych, szybkiego dostępu do nich. Oczywiście mechanizmy te sprawdzają się także w życiu prywatnym, prywatnych problemach, a zatem chodzi o:
- Ewidencja dużej ilości tematów (powtarzalnych i jednorazowych)
- Ewidencja dużej ilości danych pojawiających się w czasie
- Szybki dostęp do danych (trzeba wiedzieć gdzie je przechowujesz)
- Radzenie sobie z plikami rzekomo nieistotnymi
Ewidencja dużej ilości tematów (powtarzalnych i jednorazowych) oraz ich poszukiwanie
Wiadomo, każdy ma dużą ilość tematów na głowie, o których musi pamiętać, pilnować, kontrolować. Szczególnie w organizacjach ilości te mogą naprawdę powodować zawrót głowy. Przy obecnej digitalizacji, ilość elektronicznych dokumentów rośnie tak samo jak ilość plików. Zacznij od stworzenia sobie pliku w Excelu, który będzie pełnił rolę małej bazy danych, którą będziesz mógł dowolnie przeszukiwać. Jak powinna ona przykładowo wyglądać:
W kolumnach mamy: temat którego dotyczy, folder w którym znajdują się pliki dotyczące tematu, data założenia. Banał. Przy 10 tematach na pewno. Przy 147 już nie. Uporządkuj je. Weź pod uwagę, że jeśli zakładasz folder w jakiejś sprawie to: dzisiaj świetnie pamiętasz jego nazwę, za tydzień może też, ale za miesiąc już nie. Ta baza uporządkuje Ci wszystkie sprawy w folderach. Dzięki niej szybko znajdziesz każdy temat (wciskając CTR-F i wpisując słowo), nawet jeśli będziesz miał ich 2500 po 10 latach.
Zwróć uwagę, że w niektórych folderach znajduje się kilka tematów. Tworzysz foldery dla spraw jednorazowych i powtarzalnych. Do spraw jednorazowych być może będziesz musiał wrócić np po 4 latach. Myślisz, że będziesz pamiętał jak nazywał się katalog. Z całą pewnością nie. Nazwij je precyzyjnie.
Ewidencja danych w czasie
Jak należy zatem zarządzać swoimi plikami i folderami dotyczącymi tematów, gdzie wymagane są zmiany w czasie, w ciągu miesiąca, w ciągu lat. W szczególności może to dotyczyć twoich projektów prowadzonych latami, ale także np. temat ofert zbieranych od Twoich kontrahentów w danych miesiącach, czy latach. Jak je ewidencjonować. W folderze dotyczącym danego tematu tworzysz w każdym roku kolejny folder z nazwą roku (np. 2020). Umieszczasz w nim pliki z ofertami np. w danym roku. Z czasem otrzymujesz folder z głównym tematem np. Oferty Zakupowe wyglądający jak poniżej
Do każdego z folderów z oznaczeniem roku wprowadzasz wersje plików z danego okresu (np oferty z 2018r).
Jak należy oznaczać pliki w takich folderach. Proponuję nadawać im następujące elementy nazwy:
- Numeracje chronologicznie – najstarszy w danym roku otrzymuje na początku nazwy numer 1 itd.
- W dalszej pozycji wpisujemy numer roku np 2020.
- Następnie temat, którego dotyczy
- Na końcu precyzyjną datę
Przykładowa zawartość folderu może wyglądać następująco:
Naprawdę ułatwia to nawigację.
Obsługa plików nieistotnych
Często zdarza się, że w rożnych okresach pojawiają się pliki nieaktualne, ze starymi danymi, zdublowane. Nie usuwaj ich ponieważ mogą się przydać w najmniej oczekiwanym momencie. Załóż w każdym katalogu katalog o nazwie ARCH (archiwum). Przenoszę tam wszystkie, rzekomo niepotrzebne, niepełnowartościowe pliki. Nigdy nie wiesz kiedy się mogą przydać. Osobiście folder ARCH mam praktycznie w każdym folderze. Faktem jest, że kilka razy uratował mi życie.
Wpis ten jest tylko szkicem. Będziesz musiał sam sobie stworzyć swój własny indywidualny system uwarunkowany od Twojej specyfiki, potrzeb, doświadczenia itd. Od Ciebie zależy jak będzie wyglądał. Zapewne też będziesz go rozwijał jeśli wpadniesz na ciekawe rozwinięcia napisz proszę. Mnie osobiście powyższy system umożliwia mi dotarcie do wszystkich moich danych w kilkanaście sekund. Cześć ludzi pracujących ze mną uważa ten system za dziwactwo ale osobiście uważam go za bardzo efektywny.
Liczę, że powyższy post ułatwi Ci pracę organizując Twoje pliki i foldery. Jeśli podobał Ci się wpis proszę Cię o polubienie fanpaga na FB, Twitter i kanał na YT.
Może zainteresują Cię inne moje wpisy: